Privacy

(Om onderstaand stuk in PDF-formaat te lezen en/of te downloaden klik hier)


Beleid
DSTV inzake het werken met persoonsgegevens

Inleiding:

Gymnastiekvereniging Door Sport tot Vriendschap te Peize, kortweg Gymnastiekvereniging DSTV- Peize heeft ten doel het (doen) beoefenen van de atletiek, de loopsport en de gymnastiek in welke verschijningsvormen dan ook. De vereniging is opgericht op 10 augustus 1927 en de verschijningsvormen zijn velerlei: loopsport, danssport, turnen, springen, yoga, BBB, pilates e.a.. Voor het kunnen organiseren is het zonder meer duidelijk dat de deelnemers zich moeten laten registreren. Deze registratie dient echter uitsluitend het doel om de organisatie te kunnen doen en de financiële zaken die daarmee verband houden (betaling van trainers, zaalhuur, materialen, verzekeringen) te kunnen regelen. De vereniging kan niet zonder registratie van de leden. Daarbij geldt dat er tenminste een tweedeling is de categorieën leden: senioren en jeugd. Jeugdleden zijn leden die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, seniorleden zijn 16 jaar of ouder. In verband met de aansprakelijkheid voor de jeugdleden is het ook noodzakelijk een registratie te hebben van degenen die de wettelijke zorg hebben van de jeugdleden. Dit stopt niet bij de leeftijd van 16, want wettelijk is iemand pas meerderjarig als hij/zij de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt (uitzonderingen daargelaten).

Het is dus duidelijk, dat de ledenregistratie meer omvat dat de registratie van naam en geboortedatum van de sportende leden. Noodzakelijk is ook een adres te registreren: de woon-, en verblijfplaats, als mede de wijze waarop contact kan worden gemaakt, telefonisch, per email, etc.

Behalve de registratie van het lid met betrekking tot leeftijd, geslacht, adres, bereikbaarheid en dergelijke is het in belang van het lid en de verenigingsactiviteiten ook noodzakelijk om vast te leggen in welk verband welke sport wordt beoefend bij welke trainer op welke dag en uur. (samenstelling team). Daarbij kan ook de trainer vast moeten leggen in welke kwalificaties van groei het lid zich bevindt en welke aandachtsvelden daarbij van belang zijn (sportief gezien en lichamelijk) opdat het lid maximaal kan presteren binnen zijn/haar mogelijkheden. Als dit gebeurt is het de verantwoordelijkheid van de trainer dit te doen in overeenstemming met de privacy. Het zijn gegevens die uitsluitend gedeeld mogen worden met het lid in kwestie of/en de verantwoordelijke ouder.

Van leden die aan wedstrijdsport doen geldt vaak nog een bijzondere verplichting: het hebben van een ledenpas met foto om zekerheid te kunnen bieden aan een wedstrijdleiding te maken te hebben met de juiste persoon. Dan hebben we dus naast alfanumerieke registratie ook fotomateriaal.

En dan is er ook nog de verenigingsorganisatie met registraties van wie wat doet, of van vrienden of ouders van de verenigingsleden die de handen uit de mouwen steken of wellicht zouden willen steken. Je hebt dan te maken met de registratie van vrijwilligers.

Naast deze registraties zijn er op een aantal wijzen ook documenten waarop personen geregistreerd worden zonder vastomlijnde kaders. Te denken valt aan

- notulen van bijeenkomsten en vastlegging van de namen van hen die aan een bijeenkomst of raadpleging
hebben deelgenomen. Die documenten kunnen papiermatige aspecten hebben, maar ook gedacht moet worden aan email, facebook, what-apps, twitter, etc.
- foto’s gemaakt tijdens trainingen, uitvoeringen of wedstrijden

Alle hierboven geschetste registraties van personen zijn dan misschien wel noodzakelijk; maar de duur van de registratie moet een relatie hebben met de noodzaak van de registratie.

Behalve dat aspect hebben we ook een inherent risico dat ze registraties bevatten van personen, die die personen niet onbeperkt willen weten in tijd en plaats en overdraagbaarheid. We zullen onze leden zo gevraagd dan ook aan moeten geven wat wij hebben vastgelegd en hoe wij dat bewaken.

Overigens geldt dat een oudledenregistratie de functie van archief heeft en daarbij mag de bewaartermijn ongelimiteerd. Dit dient wel duidelijk vermeld te zijn.

DSTV communiceert langs verschillende communicatiekanalen:

persoonsgegevens met verschillende instanties:

-     de bonden KNGU en Atletiekunie (leden en technisch kader)
-     STK (technisch kader inzake werkcontracten, verzekeringen)
-     NOC*NSF inzake aanvragen VOG’s
-     KvK voor registratie verenigingskader
-     Sport Drenthe, en bovengenoemde bonden voor melding van vacatures

Zo legt DSTV gegevens van leden en het technisch kader vast in Digimembers, de webgebaseerde verenigingsledenadministratie van de Koninklijke Nederlandse GymastiekUnie (KNGU).

DSTV communiceert naar leden en geïnteresseerden via de website DSTV-Peize.nl;

In het navolgende wordt een en ander nader uitgewerkt.

BASISPRINCIPE is, dat persoonsgegevens niet voor onbevoegde derden zichtbaar zijn.


Inhoudsopgave:

1.   Ledenadministratie
2.   Technische leiding
3.   Samenstelling groepen
4.   Wedstrijdpassen
5.   Vrijwilligers
6.   Notulen en vastleggen bijeenkomsten
7.   Fotomateriaal
8.   Gebruik van media
9.   Verwerkersovereenkomsten
10. Controle


1. Ledenadministratie

Een lidmaatschap start met het vastleggen van gegevens op een inschrijfformulier. Een voorbeeld daarvan is te vinden op de website. Een ingevuld formulier wordt via een technisch leider ingeleverd bij de ledenadministratie. Deze verwerkt de gegevens in het digitale ledenbestand Digimembers. Het formulier wordt 5 jaar bewaard bij de ledenadministratie.

De volgende gegevens worden gevraagd in te vullen: Aanmelding / Reden Afmelding*, Initialen en voornaam; Man/vrouw; Achternaam en tussenvoegsel; Geboortedatum; Rekeningnummer ( IBAN ), Naam rekeninghouder, Postcode / Plaats, Adres en huisnummer, Telefoonnummer, Mobielnummer, E-mailadres,Lessoort, en dag/tijd van de les(sen), Startdatum eerste training / stopdatum, Paraaf van trainer/trainster. (PS: In Digimembers kon ook het BSNnummer vastgelegd worden, maar dat is verleden tijd, DSTV vroeg er niet om en zal er niet om vragen).

In deze vastlegging is het niet mogelijk de ouders mee te nemen in de registratie. Vermoedelijk is het één van de ouders die tekent en vermoedelijk is dat de naam die bij de rekeninghouder past. Vraag is of dit een risico is. Tot dusver zijn er door DSTV geen problemen gesignaleerd.

2. Technische leiding

De persoonsgegevens van de technische leiding staan eveneens geregistreerd in Digimembers. De contracten die DSTV heeft met de technische leiding berusten bij de stichting STK. Van deze contracten liggen de getekende exemplaren bij de penningmeester, en voor een deel liggen die bij het secretariaat. Der verzameling bij het secretariaat is momenteel niet volledig. Bij noodzakelijke contacten met STK kan dit bij afwezigheid van de penningmeester wellicht tot enig ongemak leiden.

3. Samenstelling groepen

Hoe de groepen zijn samengesteld is een verantwoordelijkheid van het technisch kader en geschiedt veelal in overleg met de betreffende contactpersoon vanuit het bestuur. De samenstelling van de jeugdgroepen , alleen de namen, wordt medegedeeld per email aan de betreffende contactpersoon van het jeugdlid. De samenstelling van de andere groepen wordt niet altijd gecommuniceerd; dit is afhankelijk van de technische leiding. (Er vindt dus geen uitwisseling via de website of facebook plaats.) Adressen worden in het algemeen niet vanuit DSTV gecommuniceerd.

De samenstelling van de groepen wordt ook gecommuniceerd naar de bestuursleden en naar de wedstrijdsecretaris, die verantwoordelijk is dat bij de wedstrijden de juiste pasjes aanwezig zijn. De leden van het bestuur hebben inzage in digimembers en kunnen sowieso zien welk leden we hebben en bij welke tak van sport deze zijn ingedeeld.

4.   Wedstrijdpassen

Welke wedstrijdpassen moeten worden aangemaakt is afhankelijk van de aanmelding  van wedstrijden: de KNGU geeft aan welke passen er moeten zijn. Op de pas staat naam, en leeftijd en er aan dient een recente pasfoto gehecht te zijn. De bond stuurt het concept van de pas (al op naam) naar het secretariaat en deze geeft deze ter afhandeling aan het wedstrijdsecretariaat. Deze overlegt met (de ouder van) het jeugdlid dat de pasfoto wordt gemaakt en ingeleverd.

De wedstrijdpas is eigendom van de sporter. Als de pas zijn functie verliest doordat er niet meer aan wedstrijden wordt deelgenomen of dat het lid vertrekt bij DSTV dan dient de pas afgegeven te worden aan het lid, maar niet nadat de pas onbruikbaar is gemaakt.

5.    Vrijwilligers

DSTV heeft een vrijwilligersbeleid. Het beleidsplan voorziet in de SMART doelstellingen in het volgende:

Tbv het binnenhalen:

1.   Van ieder lid of bij de jeugdleden de ouders of verzorgers weten waar de belangstelling ligt voor een vrijwilligerstaak…
2.   Periodiek lijst van vrijwilligerstaken  matchen met vrijwilligersaanbod

Dat betekent dat er een lijst is/wordt aangelegd waar mogelijke vrijwilligers en taken worden vastgelegd. Dat is deels gebeurd in 2017. De lijst is niet gedeeld met de vrijwilligers. De lijst wordt beheerd door een paar bestuursleden (secretaris, ledenadministrateur, voorzitter). De lijst is niet openbaar en moet in de computers van de aangegeven functionarissen worden beschermd tegen inzage. Maar contact naar de geregistreerde mogelijke  vrijwilligers via persoonlijke mail is natuurlijk mogelijk.

6.    Notulen en vastleggen bijeenkomsten

Notulen moeten zo min mogelijk personen bij naam noemen. Je ontkomt er echter niet altijd aan. Notulen dienen dan ook beschermd worden tegen inzage anders dan door de degenen voor wie de notulen zijn bedoeld.

7.    Fotomateriaal

Het is soms heel plezierig om foto’s van leden te zien op website, whats-app of facebook.

Het portretrecht is een aspect van het auteursrecht; het wordt in Nederland geregeld in de artikelen
19-21 van de Auteurswet. Het verschil tussen portretrecht en auteursrecht kan worden uitgelegd aan de hand  van het volgende voorbeeld. Als een fotograaf iemand op de foto zet, komt het portretrecht toe aan de afgebeelde persoon en de auteursrechten komen in beginsel toe aan de fotograaf.

In zake het portretrecht benodigt het delen van de foto op media (papier en sociale media) de toestemming van de rechthebbende (de gefotografeerde dus). Toestemming kan worden geweigerd als er redelijk belang is tegen openbaar making. Maar aangezien het voor DSTV lastig is persoonlijk belang te wegen, is toestemming een vereiste.

Let wel:

Onder portret wordt in dit verband verstaan elke zichtbare weergave waarop iemand herkenbaar is afgebeeld, bijvoorbeeld in een foto, schilderij, tekening of in filmbeelden. Als er op een foto of filmmeerdere personen te zien zijn, heeft elk van hen het portretrecht.

8.   Gebruik van media

Media die informatie bevatten en verspreiden zijn er legio: van papier tot digitale vastleggingen

Verspreiden via facebook, whatsapp, en email  hebben alle bijzondere karakteristieken. Maar op grond van bovenstaande punten in het kader van verspreiden van persoonsgegevens moeten we erg voorzichtig zijn.

Voorts hebben we onze website ondergebracht bij EroSRS in Duiven. Onze gehele postafhandeling via de emailadressen van DSTV lopen via dit bedrijf. Als er één bedrijf is dat inzage zou kunnen hebben in onze gegevens is dat wel dat bedrijf.

9.    Verwerkersovereenkomsten

In het kader van de AVG is het niet slechts van belang dat DSTV zijn beleid op orde heeft, maar ook datgenen bij wie DSTV persoonsgegevens heeft toevertrouwd op een veilige manier die gegevens beheren.

Er is informatie opgevraagd bij die instanties, te weten: KNGU, STK, Atletiekunie en EuroSRS. Op 30 april zijn deze bedrijven gevraagd naar de overeenkomsten zoals zij die vanuit hun werk voor vele verenigingen ongetwijfeld willen uniformeren aan het voorbereiden zijn. Deze bedrijven zijn er mee aan de gang en zullen ons in de maand mei informeren.

STK meldt:

Voor verenigingen:

De complexiteit bij ons ligt ook nog in de driehoeksverhouding: STK – sportleider – vereniging. Is de sportleider nu “onze” werknemer of die van de vereniging en wie is dan verwerkingsverantwoordelijke of verwerker ?

Voor relaties en verenigingen:

Er zijn bij STK ook nog eens 2 rechtspersonen, namelijk STK Drenthe en STK Drenthe Pensioen (allebei een eigen rechtspersoon) en vragen we ons af of het nodig is alle overeenkomsten “dubbel” af te sluiten.

Wij komen er spoedig bij u op terug, maar in elk geval vóór 25 mei 2018.

De Atletiekunie heeft inmiddels al een terugkoppeling gegeven:

Wij hebben door experts even laten uitzoeken of er inderdaad tussen bond en verenigingen verwerkingsovereenkomsten afgesloten moeten worden.

Aangezien zowel de bond als de vereniging de persoonsgegevens bewerken zijn zowel bond als vereniging verwerkingsverantwoordelijke, en in dat geval behoeft er geen verwerkingsovereenkomst afgesloten te worden.

10.    Controle

Wij zullen ons moeten houden aan de afspraken die we maken. Dat moeten we uit eigen beweging regelen, bijvoorbeeld door wederzijdse controle.

En we moeten het zo regelen, dat personen die informatie willen over hoe hun gegevens zijn opgeslagen we dat binnen een paar dagen kunnen regelen. Daarover moeten we ook alle leden informeren dat zij dat recht hebben.

Controle bij EuroSRS:  Bij deze zouden we op wellicht de rapportage van certificerende bedrijven kunnen opvragen om enige duidelijkheid te verkrijgen.

PRIVACY DISCLAIMER van EUROSRS

Want doen wij met uw klantgegevens?

Via deze website kunt u uw persoonsgegevens aan euroSRS - Site XS Internet bv verstrekken en u kunt aangeven of u wel/niet op de hoogte gehouden wil worden van euroSRS diensten. EuroSRS - Site XS Internet bv zal deze gegevens uitsluitend gebruiken binnen de grenzen van de wettelijke voorschriften en uitsluitend gebruiken voor eigen gebruik. Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt.

U heeft altijd het recht na te vragen welke persoonsgegevens van u zijn opgeslagen in het klantenbestand van euroSRS - Site XS Internet bv. Hiervoor kunt u zich wenden tot onze klantenservice / (online)helpdesk. De juistheid en volledigheid van uw persoonsgegevens zijn van belang voor onze dienstverlening.

Wanneer u meent dat uw persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt u euroSRS - Site XS Internet bv verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. euroSRS - Site XS Internet bv zal die aanpassingen zo snel mogelijk verrichten.

(Opm: dit zijn persoonsgegevens van de opdrachtgevers van SRS niet zijnde de persoonsgegevens van de bij hun klanten ondergebrachte persoonsgegevens)

 



 

 

© Copyright 2006 DSTV Peize

Voor vragen en opmerkingen over de inhoud van de site mail de voorzitter

Voor technische vragen mail de webmaster